ربط "إدارة علاقات العملاء" بـ"إدارة" وتحويل الصفقات إلى أوامر بيع

حين يعمل فريق المبيعات في نظام والحسابات والمخازن في نظام آخر، يُدخل المندوب العميل والأصناف والأسعار من جديد عند كل بيع، فتختلف الأسماء بين النظامين وتتكرر السجلات. ولا يعرف المندوب رصيد المخزون الحقيقي ولا ما اشتراه العميل من قبل، وحين يوافق العميل يُنقل الطلب يدويًا إلى المخازن فيتأخر أو يصل ناقصًا.

حين يرتبط النظامان، يصل إلى المندوب كل العملاء والأصناف بأسعارها وأرصدتها وتاريخ أوامر البيع كما هي في "إدارة"، ويبقى كل مندوب على عملائه. وحين يوافق العميل تتحول الصفقة إلى أمر بيع في "إدارة" بضغطة واحدة بنفس البنود والأسعار، فتبدأ المخازن التجهيز فورًا دون إعادة كتابة أي شيء.

اتبع الخطوات #

تتصل بـ"إدارة" مرة واحدة من الإعدادات، ثم ترسل الصفقات إليها كأوامر بيع أو تربطها بأوامر موجودة.

الاتصال بـ"إدارة" #

يتم الاتصال مرة واحدة من "الإعدادات ← إدارة"، وهي للمشرفين فقط. وضغطة واحدة تُعِدّ الربط وتستورد عملاءك ومنتجاتك وأوامر البيع:

• من القائمة الجانبية اضغط على "الإعدادات"، ثم "إدارة" تحت "التكاملات". تظهر بطاقة "اتصال إدارة" بحالة "غير متصل".
• اضغط على "الاتصال بإدارة". يتابع شريط تقدم الاستيراد كيانًا بعد كيان.
• حين ينتهي، تصبح الحالة "متصل" ويظهر جدول "الكيانات المتزامنة".

ما الذي يصل من "إدارة" #

يوضح جدول "الكيانات المتزامنة" ما الذي وصل، وعدد السجلات المرتبطة من كل نوع، ومتى تمت مزامنته آخر مرة، وعلامة صح بعد اكتمال مزامنته:

• "العملات" تصبح عملة النظام.
• "التصنيفات" تصبح فئات المنتجات.
• "أصناف المخزون" و"أصناف الخدمات" تصبح منتجات، بأسعار البيع والموزع والموزع الرئيسي وصورة الصنف.
• "مندوبو المبيعات" يُربطون بمستخدمي النظام.
• "العملاء" يصبحون مؤسسات.
• "أوامر البيع" تصبح تاريخ الطلبات في كل مؤسسة، وتستخدمها "إجراءات الإيرادات" والمساعد الذكي.
• "أرصدة المخزون" تصبح مخزون المنتجات.

المزامنة مرة أخرى #

تصل التحديثات من "إدارة" وحدها بعد الاتصال، ويمكنك أيضًا أن تزامن بنفسك في أي وقت:

• من "الإعدادات ← إدارة" اضغط على "مزامنة كل شيء" لسحب الكتالوج والعملاء وأوامر البيع مرة واحدة.
• تابع شريط التقدم تحت الأزرار. يمكنك أن تكمل عملك في أي مكان آخر بالنظام أثناء المزامنة، وإذا رجعت للصفحة تجد تقدمها.
• لتحديث شيء واحد فقط، اضغط على "مزامنة متقدمة" واختر "تحديث التصنيفات" أو "تحديث أرصدة المخزون".

زر "اختبار الاتصال" يتأكد أن الربط بـ"إدارة" يعمل. وفي آخر الصفحة يعرض "آخر نشاط المزامنة" آخر العمليات وهل نجحت.

تحديد مكان صرف الأوامر المدفوعة #

تصرف "إدارة" كل أمر بيع من مخزن واحد أو من منفذ بيع واحد، فحدّد أولًا من أين تُصرف الأوامر التي تُدفع من الصفقات:

• اضغط على "إعدادات متقدمة" في صفحة "إدارة" لتفتحها، ثم اضغط على "وجهة الدفع". تُفتح نافذة "مصدر صرف الأوامر المدفوعة".
• اختر أحد "المخازن"، أو أحد "منافذ البيع".
• إذا اخترت منفذ بيع، اختر أيضًا المخزن من "يُصرف المخزون من"، فمنفذ البيع يبيع ولا يحتفظ بمخزون.
• اضغط على "حفظ". تظهر رسالة "تم حفظ وجهة الدفع ✓".

كل أمر يُدفع من صفقة يستخدم هذه الوجهة، ويستطيع المندوب أن يغيّرها لصفقة واحدة من نافذة الدفع.

ربط مندوبي المبيعات بمستخدمي النظام #

يرتبط كل مندوب مبيعات في "إدارة" بمستخدم في النظام، فتنتقل إليه مؤسساته ويراها هو:

• تحت "إعدادات متقدمة" تجد قائمة المندوبين، وتعرض "مندوبون غير مربوطين" أولًا. اضغط على "عرض الكل" لترى الجميع.
• اضغط على "ربط تلقائي من إدارة" لربط كل مندوب يطابق مستخدمًا في النظام. ويُربط المندوبون أيضًا وحدهم مع كل مزامنة.
• والباقي اختر له مستخدمًا من عمود "مربوط بـ". تنتقل مؤسسات المندوب إلى هذا المستخدم.

لدعوة مندوبين لهم حساب في "إدارة" ولم ينضموا للنظام بعد، اضغط على "دعوة مندوبين"، وحدّدهم، ثم اضغط على "إرسال دعوة". يدخلون بحساب "إدارة" وينضمون كمندوبي مبيعات. أما المندوب الذي ليس له مستخدم في "إدارة" فلا يظهر في القائمة، فأنشئ له مستخدمًا هناك أولًا.

دفع الصفقة إلى "إدارة" كأمر بيع #

حين يوافق العميل، تتحول الصفقة إلى أمر بيع في "إدارة" من بطاقة "طلبات إدارة" في الصفقة نفسها. تأكد أولًا أن للصفقة مؤسسة ومنتجًا واحدًا على الأقل:

• افتح الصفقة، ومن بطاقة "طلبات إدارة" اضغط على "+ دفع". تُفتح نافذة "دفع الصفقة إلى إدارة".
• راجع ما سيُرسل: البنود والخصم والضريبة و"إجمالي الأمر"، والمكان الذي يُصرف منه الأمر. اضغط على "تغيير" لتصرف هذه الصفقة وحدها من مخزن أو منفذ بيع آخر.
• إذا كانت بعض المنتجات غير موجودة في "إدارة" بعد، تعرضها النافذة، وتُنشأ في كتالوج "إدارة" قبل الأمر.
• اضغط على "+ دفع"، أو "إنشاء منتج واحد والدفع" إذا كانت هناك منتجات جديدة. تظهر رسالة "تم إنشاء أمر إدارة" ومعها رقم الأمر، ويظهر الأمر على البطاقة.

إذا لم يكن للمؤسسة عميل في "إدارة" بعد، تظهر نافذة "ربط هذه المؤسسة بإدارة" أولًا. اربطها بعميل موجود في "إدارة"، أو اضغط على "إنشاء عميل في إدارة"، ثم يكمل الدفع:

ربط الصفقة بأمر موجود في "إدارة" #

إذا كان أمر البيع قد أُنشئ في "إدارة" مباشرة، اربطه بالصفقة بدل دفعها من جديد:

• من بطاقة "طلبات إدارة" في الصفقة اضغط على "+ ربط". تُفتح نافذة "ربط أمر إدارة بالصفقة".
• اكتب رقم المستند في "ابحث برقم المستند…"، ثم اضغط على "بحث".
• اضغط على "ربط" بجانب الأمر الصحيح.

لفك ربط أمر عن الصفقة اضغط على "فصل" بجانبه وأكّد. وفي صفحة المؤسسة يعرض تبويب "طلبات إدارة" أوامر البيع التي وصلت لهذا العميل، ويظهر بعد ربط المؤسسة بـ"إدارة".

قطع الاتصال بـ"إدارة" #

قطع الاتصال يوقف التحديثات ويمسح بيانات المزامنة، لكن مؤسساتك ومنتجاتك وصفقاتك تبقى كما هي:

• من بطاقة "اتصال إدارة" اضغط على زر قطع الاتصال الأحمر آخر الصف.
• اقرأ رسالة التأكيد، ثم أكّد.

تبقى سجلاتك محتفظة بأرقامها في "إدارة"، فإذا اتصلت مرة أخرى يُعاد ربط السجلات نفسها دون تكرار.

انتبه لهذه النقاط #

حان وقت التجربة #

بيانات تجريبية — لا تُؤثر على أي بيانات حقيقية. اضغط "الاتصال بإدارة"، ثم افتح صفقة من "الصفقات" واضغط "+ دفع" في بطاقة "طلبات إدارة".

قد تتساءل #

في حال واجهتك أي تحديات أو استفسارات أثناء تنفيذ العمليات، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني الخاص بنا، فهو على استعداد لمساعدتك في أي وقت.

مقالات ذات صلة