ربط البريد وتقويم Google بـ"إدارة علاقات العملاء"

المندوب يقضي جزءًا كبيرًا من يومه في البريد والتقويم: يرد على عميل، ويرسل عرضًا، ويحدد موعد اجتماع. وحين تبقى هذه المراسلات في بريده وحده، لا يعرف زميله ماذا قيل للعميل، ويضيع الاجتماع الذي حُدد في التقويم ولم يُسجَّل على الصفقة، ويبدأ من يستلم الحساب بسؤال العميل عما سبق.

بربط البريد والتقويم تصل رسائل العملاء إلى صفحاتهم، ويُسجَّل كل بريد يُرسَل من النظام على الصفقة التي يخصها، فيرى الفريق المحادثة كاملة. وتصل اجتماعات العملاء من التقويم أنشطةً على صفقاتهم، وتذهب مواعيد النظام إلى التقويم، فلا يحتاج المندوب أن يكتب الشيء نفسه في مكانين.

اتبع الخطوات #

تربط Gmail أولًا لتقرأ بريدك وترسل من الصفقة، ثم تزامن تقويم Google لتظهر أنشطتك فيه.

ربط Gmail وقراءة بريدك #

كل شخص يربط حساب Gmail الخاص به بنفسه، ثم يقرأ بريده ويرد عليه من شاشة "البريد" دون أن يغادر النظام:

• اختر "البريد" من القائمة الجانبية، واضغط على "ربط Gmail". أو اذهب إلى "الإعدادات ← البريد والتقويم" واضغط على "ربط Gmail" تحت "ربط مزوّد".
• تُفتح نافذة Google. اختر حسابك واسمح بالوصول المطلوب: قراءة بريدك وإرساله، وأحداث تقويمك (ولا تُستخدم إلا إن فعّلت مزامنة التقويم). تُغلق النافذة وتظهر رسالة "تم ربط Gmail".
• اضغط على "مزامنة" لتصل رسائلك. تعمل المزامنة الأولى في الخلفية وتجلب أحدث رسائلك حتى 2,000 رسالة، وبعدها تجلب كل مزامنة الجديد فقط.
• اختر "الوارد" أو "المُرسَل" أو "المسودات"، واضغط على رسالة لفتحها في مكانها، ثم اضغط على "رد" أو "رد للكل" أو "إعادة توجيه". وللبحث، اكتب في "ابحث في البريد…"، والبحث يطابق الموضوع.

تُربط كل رسالة تتم مزامنتها بجهة اتصال حسب عنوان البريد. وإن لم توجد جهة اتصال بهذا العنوان، تُنشأ واحدة مالكها أنت، لذلك راجع "جهات الاتصال" بعد المزامنة الأولى.

إرسال بريد من صفقة واستخدام القوالب #

البريد الذي ترسله من صفقة أو مؤسسة أو جهة اتصال يخرج من Gmail الخاص بك، ويُسجَّل نشاطَ بريد على ذلك السجل، فيراه زملاؤك:

• افتح السجل واضغط على "إرسال بريد" في صف الأزرار فوق الجدول الزمني. تُفتح نافذة الكتابة، وخانة "إلى" مملوءة من السجل إن كان له عنوان.
• لاستخدام رسالة جاهزة، اضغط على "القوالب" فوق نص الرسالة واختر اسم القالب، فيمتلئ "الموضوع" والنص. وإن كنت كتبت شيئًا من قبل، يُطلب منك التأكيد قبل استبداله.
• لإضافة نسخ، اضغط على "عرض نسخة/نسخة مخفية". واستخدم شريط الأدوات للخط العريض والقوائم و"إدراج رابط" وغيرها.
• اضغط على "إرسال". تظهر رسالة "تم إرسال البريد ✓"، ويظهر البريد في الجدول الزمني للسجل.

ولكتابة رسالة جديدة من شاشة "البريد"، اضغط على "إنشاء"، واكتب في "إلى" عنوانًا أو اسم جهة اتصال واختر من الاقتراحات. وللاحتفاظ برسالة كتبتها لتستخدمها مرة أخرى، اضغط على "حفظ كقالب" واكتب اسمًا. وقوالبك لك وحدك، ولا يراها غيرك.

مزامنة تقويم Google #

مزامنة التقويم تعمل في الاتجاهين: اجتماعاتك مع عملاء لديهم صفقة مفتوحة تصل أنشطةً إلى النظام، وأنشطتك القادمة في النظام تذهب إلى تقويمك. وكل شخص يفعّلها لتقويمه هو، بعد ربط Gmail:

• اذهب إلى "الإعدادات ← البريد والتقويم"، وابحث عن بطاقة "تقويم Google".
• فعّل "مزامنة تقويم Google الخاص بي". تظهر رسالة "مزامنة التقويم مفعّلة. المزامنة الأولى قيد التنفيذ ✓"، ويظهر تحتها قسمان: "من Google إلى النظام" و"من النظام إلى Google".
• في "من Google إلى النظام"، اختر ما يحدث لـ"الأحداث الخاصة": "استيراد دون تفاصيل" (يُحجز الوقت بلا تفاصيل)، أو "استيراد بالتفاصيل"، أو "عدم الاستيراد".
• في "من النظام إلى Google"، اضغط على شريحة كل نوع نشاط تريد إرساله إلى تقويمك. "مكالمة" و"اجتماع" مفعّلان في البداية، وكل ضغطة تُحفظ وحدها.
• لمزامنة فورية، اضغط على "مزامنة الآن". ويعرض السطر أسفل البطاقة وقت آخر مزامنة.

لا يصل من Google إلا الاجتماع الذي أحد مدعويه جهة اتصال أو مؤسسة لديها صفقة مفتوحة، فيصبح "اجتماعًا" مسندًا إليك ومرتبطًا بهم، أما الاجتماعات الداخلية والأحداث الشخصية فتبقى في Google. والاجتماع الذي انعقد يصل مكتملًا، فلا يظهر متأخرًا.

إضافة مدعوين واجتماع Google Meet لنشاط #

لا تحتاج مزامنة التقويم لإرسال اجتماع أو مكالمة واحدة إلى تقويمك أو لإضافة رابط Google Meet، فيكفي أن يكون Gmail مربوطًا:

• افتح الاجتماع أو المكالمة من بطاقته في الجدول الزمني أو من "مهامي".
• في "المدعوون" اكتب اسم زميل واختره، أو اكتب بريد شخص من خارج الشركة واضغط Enter. لا يُدعى إلا من تضيفهم، ولا تُضاف جهة الاتصال وحدها.
• اضغط على "إضافة إلى التقويم". تظهر رسالة "تمت الإضافة إلى تقويم Google ✓"، ويرسل Google الدعوة للمدعوين. وبعد تغيير الموعد أو المدعوين، اضغط على "تحديث التقويم".
• ولاجتماع أونلاين، اضغط على "إضافة Google Meet". يُضاف الاجتماع إلى تقويمك مع رابط Meet، ويُحفظ الرابط في النشاط، وتظهر بطاقة فيها زر "انضمام" و"معرّف الاجتماع".

وفي الجدول الزمني للسجل تحمل بطاقة الاجتماع زر "انضمام عبر Google Meet"، فتنضم بضغطة واحدة. ويتسع النشاط لـ25 مدعوًا على الأكثر.

انتبه لهذه النقاط #

حان وقت التجربة #

بيانات تجريبية — لا تُؤثر على أي بيانات حقيقية. افتح رسالة ورد عليها، أو اضغط على "إنشاء" واختر قالبًا، أو اذهب إلى "الإعدادات ← البريد والتقويم" وفعّل مزامنة التقويم.

قد تتساءل #

في حال واجهتك أي تحديات أو استفسارات أثناء تنفيذ العمليات، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني الخاص بنا، فهو على استعداد لمساعدتك في أي وقت.

مقالات ذات صلة