استيراد البيانات وتصديرها واستعادة المحذوفات في "إدارة علاقات العملاء"

حين تنتقل من جدول Excel أو من نظام آخر، لا داعي لإدخال عملائك واحدًا واحدًا. ارفع الملف، وطابِق أعمدته مع حقول النظام، وقرّر ما يحدث للسجلات الموجودة بالفعل قبل أن يُضاف أي شيء.

ومن القائمة نفسها تصدّر ما تراه إلى ملف، فتعدّله وتعيد استيراده لتحديث سجلات كثيرة مرة واحدة. وأي سجل يُحذف ينتقل إلى سلة المحذوفات، فتستعيده خلال 30 يومًا.

اتبع الخطوات #

الاستيراد ثلاث خطوات: رفع الملف، ثم مطابقة الأعمدة، ثم المراجعة. والتصدير والمحذوفات بعدها.

رفع ملف الاستيراد #

زر "استيراد" موجود أعلى قوائم "العملاء المحتملون" و"الصفقات" و"المؤسسات" و"جهات الاتصال" و"المنتجات". ولاستيراد جهات الاتصال مثلًا:

• من القائمة الجانبية افتح "جهات الاتصال"، واضغط على "استيراد".
• اسحب ملفك إلى المربع أو اضغط عليه لاختياره. ويُقبل ملف ‎.csv أو ‎.xlsx حتى 10 ميجابايت.
• يظهر اسم الملف وعدد صفوفه، فاضغط على "متابعة".

مطابقة الأعمدة مع حقول النظام #

يعرض النظام كل عمود في ملفك ومعه مثال من بياناته، وأمامه حقل CRM الذي ستدخل فيه قيمته:

• راجع الحقل أمام كل عمود. فالأعمدة الواضحة مثل الاسم والبريد تُطابَق تلقائيًا.
• لعمود لم يُطابَق، أو لتغيير حقل، اضغط على الحقل واختر غيره من القائمة. واختر "— لا تستورد —" للعمود الذي لا تحتاجه.
• ضمن "كيف نتعرّف على السجلات الموجودة بالفعل؟" علّم على الحقول التي يُعدّ تطابقها سجلًا موجودًا، ثم اضغط على "متابعة".

والحقول المعلّمة بـ * مطلوبة، فلا يمكن المتابعة قبل مطابقة عمود معها. وإذا علّمت على أكثر من حقل، فلا يُعدّ السجل موجودًا إلا إذا تطابقت كلها.

مراجعة الاستيراد وبدؤه #

قبل أن يُضاف أي سجل، تعرض المراجعة ما سيحدث لكل صف:

• راجع الأعداد: "جديد" و"مكرر" و"أخطاء". وتظهر الصفوف التي بها مشاكل في جدول برقم الصف والحقل والمشكلة، وتُتخطّى.
• اختر ما يحدث للصفوف المكررة: "تخطّي" يُبقي السجلات الموجودة كما هي، و"تحديث" يستبدل قيمها بقيم ملفك، و"إنشاء على أي حال" يضيف كل صف كسجل جديد.
• اضغط على "بدء الاستيراد". وعند الانتهاء تظهر شاشة "اكتمل الاستيراد" بعدد ما أُضيف وما تحدّث وما تُخطّي.

تصدير القائمة #

يصدّر زر "تصدير" الصفوف والأعمدة الظاهرة في القائمة بالعناوين نفسها، فطبّق الفلتر الذي تريده أولًا:

• اضغط على "تصدير" أعلى القائمة.
• اختر "CSV (.csv)" أو "Excel (.xlsx)".
• يُنزَّل الملف، وتظهر رسالة "تم تنزيل التصدير".

تحديث سجلات كثيرة دفعة واحدة #

يضيف التصدير عمود ID فيه معرف كل سجل، فتعدّل الملف وتعيد استيراده لتحديث السجلات نفسها. صدّر القائمة كما في الخطوات السابقة، وعدّل الملف، ثم:

• اضغط على "استيراد" وارفع الملف الذي عدّلته.
• تظهر رسالة "ملفك يحتوي على عمود معرف"، فطابِق عمود ID مع حقل "ID".
• في المراجعة راجع جدول "تحديث بالمعرف" بالقيمة الحالية والقيمة بعد الاستيراد، ثم علّم على "نعم، غيّر … من السجلات الموجودة" واضغط على "بدء الاستيراد".

التراجع عن الاستيراد #

إذا لاحظت خطأ بعد الاستيراد، فيمكنك إلغاؤه كله من شاشة "اكتمل الاستيراد":

• اضغط على "تراجع عن هذا الاستيراد".
• أكّد التراجع، فتنتقل السجلات التي أضافها الاستيراد إلى المحذوفات، وتعود السجلات التي غيّرها إلى قيمها السابقة.
• تعود إلى القائمة كما كانت قبل الاستيراد.

استعادة السجلات من المحذوفات #

كل سجل يُحذف ينتقل إلى "المحذوفات"، ومعه السجل الذي خسر في الدمج والسجلات التي أزلتها من شاشة التكرارات والسجلات المضافة من استيراد تراجعت عنه. ولاستعادته:

• من "الإعدادات" افتح "المحذوفات"، وعلّم على السجلات، ثم اضغط على "استعادة" في الشريط الذي يظهر.
• إذا كان لأحدها سجل نشط بالبريد نفسه، تظهر نافذة لتختار: "عرض النسخة الحية" أو "الإبقاء في المحذوفات" أو "حذف نهائي للمحذوف".
• تعود باقي السجلات إلى قوائمها، وتظهر رسالة بعددها.

الحذف النهائي #

لمحو سجلات من المحذوفات قبل انتهاء المدة:

• اختر النوع من الأعلى، مثل "جهات الاتصال"، ثم علّم على السجلات.
• اضغط على "حذف نهائي"، واكتب DELETE في النافذة.
• اضغط على "حذف نهائي"، فتُمحى السجلات مع سجل تغييراتها، ولا يمكن التراجع.

انتبه لهذه النقاط #

حان وقت التجربة #

بيانات تجريبية — لا تُؤثر على أي بيانات حقيقية. اضغط "استيراد" وارفع أحد الملفين، أو "تصدير"، أو افتح "الإعدادات" ثم "المحذوفات" لاستعادة سجل أو حذفه نهائيًا.

قد تتساءل #

في حال واجهتك أي تحديات أو استفسارات أثناء تنفيذ العمليات، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني الخاص بنا، فهو على استعداد لمساعدتك في أي وقت.

مقالات ذات صلة