أتمتة المهام المتكررة بقواعد سير العمل في "إدارة علاقات العملاء"

كل يوم تتكرر في فريق المبيعات المهام نفسها: تذكير المالك بصفقة اقترب موعد إغلاقها، وإشعاره بعميل محتمل جديد، وإرسال بريد ترحيب لكل عميل يُكسب، وإنشاء مهمة متابعة بعده. وكلها تعتمد على أن يتذكرها أحد في وقتها، فيضيع بعضها مع زحمة اليوم.

قواعد سير العمل تنفّذ هذه المهام وحدها: تحدد متى تعمل القاعدة (عند إنشاء سجل أو تغيير حقل أو في موعد ثابت)، وعلى أي السجلات، وماذا تفعل (إشعار، أو بريد، أو تحديث حقل، أو إنشاء مهمة). فتعمل في كل مرة بالطريقة نفسها، ويصل التنبيه لمن يتابعها إن لم تنجح.

اتبع الخطوات #

تبدأ من قالب جاهز أو قاعدة جديدة، ثم تحدّد متى تعمل وعلى أي السجلات وما الذي تفعله، وتختبرها قبل تشغيلها.

البدء من قالب جاهز #

من القائمة الجانبية اضغط على "سير العمل". تظهر قواعدك في جدول بالوحدة والمُحفّز وعدد الخطوات و"مرات التشغيل هذا الشهر"، وفوقها "ابدأ من قالب جاهز" بقواعد شائعة مثل "احتفل بالصفقات المكسوبة" و"تذكير قبل الموعد النهائي للصفقة":

• افتح "سير العمل" من القائمة الجانبية.
• اضغط على "استخدم هذا القالب" في القالب المناسب. تُضاف القاعدة معطّلة وتفتح لتراجعها.
• عدّل ما تريد، ثم فعّل "مفعلة" واضغط على "حفظ".

إنشاء قاعدة واختيار المُحفّز #

لإنشاء قاعدة من البداية:

• اضغط على "قاعدة جديدة" واكتب "اسم القاعدة"، وأضف "الوصف" إن أردت.
• اختر "الوحدة" التي تعمل عليها القاعدة، مثل "الصفقات" أو "العملاء المحتملون"، ثم اختر من "عند" متى تعمل.
• أكمل تفاصيل المُحفّز، مثل الحقل الذي يُراقَب تغييره.

وخيارات "عند" هي:

• عند إنشاء أو تعديل سجل: واختر "عند الإنشاء" أو "عند التعديل" أو كليهما.
• عند تغيير حقل معين: مثل تغير "الحالة" أو "المرحلة".
• عندما يطابق سجل الشروط: تعمل حين يصبح السجل مطابقًا للشروط التي تحددها.
• بالنسبة إلى حقل تاريخ: قبل تاريخ في السجل أو بعده، مثل "تاريخ الإغلاق المتوقع".
• وفق جدول زمني (cron): "يومي" أو "أسبوعي" أو "شهري" في "الوقت" الذي تحدده.
• عند تشغيلها من سجل: لا تعمل وحدها، بل حين يشغّلها أحد من السجل نفسه.
• عند إرسال نموذج عملاء محتملين: مع كل عميل محتمل يصل من نموذج على موقعك.

تحديد السجلات بالشروط #

الشروط تحدد السجلات التي تعمل عليها القاعدة. ففي قاعدة تذكّر بالصفقات قبل موعد إغلاقها مثلًا:

• مع "بالنسبة إلى حقل تاريخ" اختر حقل التاريخ.
• اكتب "أيام الفارق": الرقم السالب يعني قبل التاريخ، والموجب بعده.
• اضغط على "+ إضافة شرط" واختر الحقل والمقارنة والقيمة، ثم اختر "مطابقة كل الشروط" أو "مطابقة أي شرط".

ولجمع شروط معًا داخل شرط واحد اضغط على "+ إضافة مجموعة". وأسفل الشروط يظهر عدد السجلات المطابقة حاليًا، مثل "3 سجل من الصفقات مطابق حاليًا"، لتتأكد أن القاعدة ستعمل على السجلات التي تقصدها.

إضافة الخطوات #

الخطوات هي ما تفعله القاعدة، وتعمل بالترتيب:

• اضغط على "إضافة خطوة" واختر الإجراء، مثل "إشعار داخل التطبيق" أو "إرسال بريد إلكتروني".
• اختر "المستلم"، مثل "مالك السجل"، واكتب "النص". اكتب # لإدراج حقل من السجل، مثل اسم الصفقة.
• اختر "فوري" لتعمل الخطوة في الحال، أو "مؤجل" واكتب عدد الأيام.

والإجراءات المتاحة:

• إشعار داخل التطبيق وإرسال بريد إلكتروني وإرسال رسالة واتساب: إلى مالك السجل أو منشئه أو مستخدم محدد أو بريد في السجل أو عنوان تكتبه. وفي البريد اضغط على "معاينة" أو "إرسال تجربة إليّ".
• تحديث حقل وإضافة وسم وإنشاء سجل: مثل إنشاء مهمة متابعة في "الأنشطة".
• تحويل عميل محتمل وحذف السجل واستدعاء Webhook والكتابة بالذكاء الاصطناعي.
• وللتحكم في التدفق: البحث عن سجلات، وإذا / وإلا، ولكل سجل عُثر عليه.

ومن ⋮ في الخطوة يمكنك "نقل لأعلى" و"نقل لأسفل" و"تكرار" و"حذف".

اختبار الخطوة على سجل حقيقي #

قبل تفعيل القاعدة، جرّب كل خطوة على سجل من سجلاتك:

• في "اختبار على سجل حقيقي" اختر سجلًا، ثم اضغط على "اختبر هذه الخطوة".
• تظهر النتيجة بقيم السجل، مثل "سيُرسَل إشعار إلى…" والنص بعد إدراج الحقول.
• لإضافة خطوة بديلة، اضغط على ⋮ ثم "إضافة خطوة تعمل إن لم تنجح هذه الخطوة"، ثم اضغط على "حفظ".

مراجعة سجل التشغيل وإعادة تشغيل ما فشل #

لتعرف متى عملت القاعدة وعلى أي سجل وماذا حدث:

• افتح تبويب "سجل التشغيل".
• اضغط على "فشل" لترى التشغيلات التي أخفقت، وفي "التفاصيل" سبب كل منها.
• بعد إصلاح السبب، اضغط على "إعادة التشغيل"، فتُشغَّل الخطوات التي أخفقت مرة أخرى.

وحالات التشغيل: "تم"، و"فشل"، و"تم التخطي" حين لا ينطبق أي شرط، و"قيد التنفيذ". ويحتفظ السجل بآخر 30 يومًا من التشغيلات.

المتابعون وسجل التغييرات #

المتابعون هم من يصلهم تنبيه إذا فشلت القاعدة، ومالكها أولهم:

• اضغط على "إدارة المتابعين".
• اختر من يتابع القاعدة، ثم اضغط على "تم".
• افتح تبويب "التغييرات" لترى من عدّل القاعدة وماذا عدّل ومتى.

تشغيل قاعدة من السجل #

القواعد التي مُحفّزها "عند تشغيلها من سجل" لا تعمل وحدها، بل تشغّلها حين تحتاجها، مثل إرسال حزمة الترحيب بعد كسب صفقة:

• افتح الصفقة واضغط على ⋮ ثم "تشغيل سير عمل".
• اختر القاعدة. القواعد التي لا يطابق السجل شروطها تظهر معطّلة ومعها "هذا السجل لا يطابق شروطها."
• اضغط على "تشغيل"، فتظهر رسالة بأن القاعدة يجري تشغيلها، ويُضاف التشغيل إلى سجلها.

انتبه لهذه النقاط #

حان وقت التجربة #

بيانات تجريبية — لا تُؤثر على أي بيانات حقيقية. افتح قاعدة وغيّر المُحفّز أو أضف شرطًا أو خطوة، ثم اختبر الخطوة على سجل، أو جرّب "سجل التشغيل".

قد تتساءل #

في حال واجهتك أي تحديات أو استفسارات أثناء تنفيذ العمليات، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني الخاص بنا، فهو على استعداد لمساعدتك في أي وقت.

مقالات ذات صلة