في الأنشطة التي تعتمد على رقم التشغيلة مثل الصناعات الغذائية، الأدوية، الإطارات، والمنتجات المرتبطة بتاريخ صلاحية، يحتاج الجرد المخزني إلى مستوى أعلى من الدقة؛ إذ يجب مطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري لكل: صنف ورقم تشغيلة.
لذلك يتيح "إدارة" تنفيذ الجرد المخزني بأعلى درجة من التفصيل، مع التحقق التلقائي من صحة البيانات قبل الحفظ أو المقارنة.
الجرد المخزني في حالة استخدام رقم التشغيلة
يتم الجرد المخزني في "إدارة" عبر أربع مراحل رئيسية:
أولًا: إنشاء مستند الجرد المخزني
اذهب إلى "قسم المخازن".
افتح صفحة "الجرد المخزني".
اضغط على "إضافة مستند جرد".
أدخل البيانات الأساسية للجرد، وهي:
اسم الجرد.
المخزن المراد جرده (يتم جرد مخزن واحد لكل مستند).
مسؤول الجرد: المستخدم الذي يملك صلاحية إغلاق المستند.
المستخدمين الذين لديهم صلاحية تعديل تاريخ الجرد.
المستخدمين الذين لديهم صلاحية عرض نتائج الجرد بعد الإغلاق.
ملحوظة: يمكنك جرد المخزن بالكامل في مستند واحد، أو جرد مجموعة أصناف محددة (مثل مجموعة أو تصنيف معين)، خاصة عند التعامل مع عدد كبير من الأصناف.
ثانيًا: إدخال الكميات الفعلية في الجرد
عند تفعيل استخدام رقم التشغيلة في النظام، ستظهر داخل شاشة الجرد أعمدة إضافية لرقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء.
ابحث عن الصنف أو الأصناف المراد جردها.
اضغط على "موافق".
أدخل الكميات الفعلية للأصناف، مع تحديد رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء حسب خصائص كل صنف.
اضغط على "حفظ".
ملحوظة: عند البحث عن الأصناف، يمكنك اختيار رقم تشغيلة موجود، أو تحديد سطر فارغ للصنف لإدخال رقم التشغيلة من داخل النظام كما في الصورة ، ويُعد هذا الخيار مفيدًا في حال وجود رقم تشغيلة غير مسجّل مسبقًا على البرنامج.
ملاحظات:
لا يمكن استخدام الباركود في البحث أو زيادة كمية الصنف على نفس السطر، لأن هذا السلوك لا يتوافق مع طريقة العمل المعتمدة عند استخدام رقم التشغيلة.
يمكنك إدخال رقم التشغيلة وتاريخ الصلاحية يدويًا، أو الاكتفاء بإدخال تاريخ الصلاحية فقط ليقوم النظام بإنشاء رقم التشغيلة تلقائيًا وفقًا لإعدادات كل صنف، كما هو موضح في الصورة التالية.
بشكل افتراضي يتم اقتراح تاريخ الجرد لكل سطر بتاريخ تسجيله في المستند، ويمكنك تعديل تاريخ الجرد على مستوى السطور بشكل مجمع كالتالي:
قف على حقل التاريخ لأحد الأصناف.
اضغط على أيقونة "تغيير مجمع".
حدد التاريخ والوقت.
اضغط على "تطبيق للكل".
ملاحظات:
يجب إدخال رصيد الأصناف متعددة وحدات القياس بوحدة القياس الرئيسية للصنف.
خلال إدخال الجرد، تتوفر 3 خيارات للحفظ: "حفظ" – "حفظ وخروج" – "حفظ وجديد"، يُفضَّل الضغط على "حفظ" بشكل دوري لتفادي فقدان البيانات.
لن يقبل النظام حفظ الجرد إذا كانت البيانات غير متسقة مع إعدادات الصنف. ومن أمثلة ذلك:
إدخال رقم تشغيلة لصنف لا يستخدم رقم تشغيلة.
إدخال رقم تشغيلة بدون تاريخ انتهاء لصنف تم ضبطه للعمل بـ (رقم تشغيلة و تاريخ انتهاء).
إدخال تاريخ انتهاء فقط لصنف يعمل برقم تشغيلة وتاريخ انتهاء معًا.
في حالة الأصناف التي تستخدم تاريخ الانتهاء كرقم للتشغيلة تلقائيًا، يكفي إدخال تاريخ الانتهاء بشكل صحيح، ويقوم النظام بتسجيله في حقل رقم التشغيلة تلقائيا.
يتيح "إدارة" إدخال الجرد المخزني عن طريق اكسيل
ثالثا: غلق مستند الجرد واحتساب الفروق
بعد الانتهاء من إدخال الكميات الفعلية، يمكن غلق مستند الجرد لمقارنة الرصيد الفعلي بالرصيد الدفتري.
ملحوظة: يفضَّل إجراء الجرد أثناء توقف عمليات البيع والتحويل، لكن في حال الاضطرار للعمل بالتوازي، يجب جرد الأصناف التي قد يتم تحويلها أو تُباع أولًا.
في هذه الحالة قد يظهر الصنف على أكثر من سطر بتواريخ مختلفة، وعند الإغلاق يقوم النظام بمقارنة الرصيد الفعلي لكل رقم تشغيلة مع الرصيد الدفتري في أقدم تاريخ جرد تم تسجيله لهذا الصنف، لضمان دقة المقارنة وتفادي تأثير الحركات اللاحقة.
اذهب إلى قسم " المخازن.
افتح صفحة "الجرد المخزني".
اضغط على “عرض الكل” لإظهار جميع مستندات الجرد.
اضغط على مستند الجرد الذي تريد غلقه.
اضغط على أيقونة تعديل "🖉" .
اضغط على "خيارات إضافية".
اضغط على "غلق مستند الجرد".
ملاحظات:
بعد غلق مستند الجرد، يقوم النظام بتجميع كل صنف ورقم تشغيلة في سطر واحد لإظهار الفروق بشكل واضح، ويتم اعتماد وقت أقدم سطر لجرد الصنف ورقم التشغيلة، لاستخدامه في المقارنة مع الرصيد الدفتري.
مسؤول الجرد فقط هو من يمتلك صلاحية غلق المستند أو حذفه.
تظهر الفروق بعد غلق مستند الجرد بطريقتين: إما بالضغط على المستند ثم الضغط على "إظهار التفاصيل" وإما بالضغط على المستند ثم الضغط على أيقونة "تعديل".
رابعا: تسوية العجز أو الزيادة
بعد غلق مستند الجرد، ستواجه إحدى الحالات التالية لكل صنف مع رقم التشغيلة:
الحالة الأولى: الرصيد الفعلي يساوي الرصيد الدفتري، وهنا لا تحتاج إلى أي إجراء.
الحالة الثانية: الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري ( حالة زيادة في المخزون)، وهنا تحتاج لإثبات هذه الزيادة في النظام عن طريق إنشاء مستند وارد بضاعة (RS) أو استلام تحويل مخزني (RT) يقابله تحويل مخزني (IT) لتسوية عجز من مخزن آخر.
الحالة الثالثة: الرصيد الفعلي أقل من الرصيد الدفتري ( حالة عجز في المخزون)، وهنا تحتاج لإثبات العجز عن طريق إنشاء مستند صرف بضاعة (IO)، أو إنشاء تحويل مخزني (IT) إذا كان العجز يقابله زيادة لنفس الصنف في مخزن آخر.
إنشاء مستندات التسوية:
افتح صفحة "الجرد المخزني".
اضغط على “عرض الكل” لإظهار جميع مستندات الجرد.
اضغط على مستند الجرد.
اضغط على أيقونة تعديل "🖉".
حدد الصنف.
ستظهر المستندات المقترحة للتسوية (RS / IO / IT).
ملحوظة: يمكنك الفلترة بكل أصناف العجز أو الزيادة عن طريق شروط الفلترة لتحديدها مرة واحدة وإنشاء مستند واحد لها بشكل مجمع.
اختر نوع المستند المناسب (RS / IO / IT) من المستندات المقترحة.
اختر طرف التسوية.
ملحوظة: عند إنشاء مستند وارد بضاعة RS، ستظهر شاشة لاختيار طريقة احتساب التكلفة، اختر متوسط التكلفة أو سعر آخر وارد بضاعة حسب ما يناسبك لضمان دقة التسوية.
اضغط على "حفظ".
ملاحظات:
يعتمد اختيار نوع مستند التسوية على قيمة الفرق الناتج من المعادلة التالية:
الفرق = الرصيد الدفتري – الرصيد الفعليإذا كانت إشارة الفرق موجبة (أي أن الرصيد الدفتري أكبر من الرصيد الفعلي)، فهذا يعني عجزًا، ويمكنك اختيار IO أو IT حسب الحالة المناسبة.
إذا كانت إشارة الفرق سالبة (أي أن الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري)، فهذا يعني زيادة، وفي هذه الحالة اختر مستند RS.
في حال اختيار نوع مستند لا يتوافق مع حالة السطر (عجز/زيادة)، سيقوم النظام بعرض تنبيه بذلك ويمنع الاستمرار في الخطوات.
يظهر المستند المرتبط بكل صنف ورقم تشغيلة مباشرة داخل السطر الخاص به في شاشة الجرد المخزني.
لا يمكن حذف مستند الجرد إلا بتوافر الشروط التالية:
يجب أن يكون المستند غير مغلق.
يجب ألا يكون المستند مرتبطًا بأي مستندات تسوية.
يمكن الحذف فقط بواسطة مسؤول الجرد.
في حال واجهتك أي تحديات أو استفسارات أثناء تنفيذ العمليات، يمكنك التواصل مع فريق الدعم الفني الخاص بنا، فهو على استعداد لمساعدتك في أي وقت.